Septembre est le mois des bonnes résolutions. On trie ses dossiers. On remet à jour ses tableaux de bord. On promet de mieux s’organiser. On planifie les projets que l’on n’a pas eu le temps de lancer avant l’été. Et puis, très vite, les habitudes reprennent le dessus. Les agendas se remplissent. Les urgences s’accumulent. Les réunions se multiplient.
Et c’est souvent là que le temps commence à nous échapper. Car dans de nombreuses entreprises les réunions sont devenues un réflexe.
Un problème ? Réunion.
Une information à transmettre ? Réunion.
Un sujet à trancher ? Réunion.
Un dossier complexe ? Réunion.
Pourtant, si l’on additionne le temps passé par tous les participants, certaines réunions représentent plusieurs dizaines d’heures de travail mobilisées chaque mois. La question mérite donc d’être posée :
Vos réunions créent-elles réellement de la valeur ? La réunion n’est pas le problème
Soyons clairs. Une bonne réunion est un formidable outil. Elle permet de partager une vision, de coordonner les équipes, de prendre des décisions ou encore de résoudre collectivement des difficultés. Le problème n’est donc pas la réunion elle-même. Le problème, ce sont les réunions qui existent parce qu’elles ont toujours existé.
Celles dont personne ne sait vraiment pourquoi elles ont été créées. Celles où l’on fait le tour des dossiers sans objectif précis. Celles où chacun repart avec davantage de questions qu’en arrivant. Ou encore celles qui réunissent dix personnes alors que trois suffiraient. Dans ces situations, la réunion devient une habitude organisationnelle plutôt qu’un outil de management.
Le coût caché des réunions inutiles
Prenons un exemple simple. Une réunion hebdomadaire d’une heure avec huit collaborateurs. Cela représente huit heures de travail mobilisées chaque semaine. Sur une année, on dépasse facilement les 350 heures. Soit près de dix semaines de travail d’une personne.
La question n’est donc pas seulement de savoir si la réunion est agréable ou utile. La véritable question est : Le résultat obtenu justifie-t-il l’investissement collectif ?
Lorsque les équipes ont le sentiment que certaines réunions leur font perdre du temps, ce n’est pas seulement un problème d’organisation. C’est aussi un sujet de motivation.
Car rien n’est plus frustrant que d’avoir le sentiment de ne pas pouvoir avancer sur ses missions faute de temps… alors que son agenda est rempli de réunions.
Trois questions à se poser à la rentrée
Avant de reconduire toutes les réunions prévues dans votre agenda, prenez quelques minutes pour vous interroger.
- Quel est l’objectif de cette réunion ?
Informer ? Décider ? Résoudre un problème ? Coordonner les équipes ?
Si l’objectif n’est pas clairement identifié, il y a de fortes chances que la réunion soit peu efficace.
- Toutes les personnes invitées sont-elles réellement nécessaires ?
Certaines réunions ressemblent parfois à des listes de diffusion. Par sécurité, on invite tout le monde.
Résultat : plusieurs participants assistent à des échanges qui ne les concernent que marginalement.
- Cette réunion pourrait-elle être remplacée ?
Un compte-rendu. Une note interne. Un tableau partagé. Un échange de quinze minutes. Toutes les informations ne nécessitent pas une heure autour d’une table.
Une bonne résolution simple pour la rentrée
Je vous propose un défi. Choisissez une réunion récurrente de votre organisation. Une seule. Et posez-vous collectivement cette question : Si nous devions la créer aujourd’hui, l’organiserions-nous exactement de la même façon ?
Vous serez probablement surpris des réponses. Peut-être faudra-t-il réduire sa fréquence. Peut-être raccourcir sa durée. Peut-être revoir les participants. Ou peut-être constater qu’elle n’a plus de raison d’exister.
Derrière les réunions se cache souvent un sujet plus profond
Lorsque nous accompagnons des études notariales ou des cabinets, nous constatons souvent que les difficultés liées aux réunions ne sont que la partie visible de l’iceberg. Des réunions trop nombreuses traduisent parfois :
- des rôles mal définis ;
- des processus insuffisamment structurés ;
- des décisions qui peinent à être prises ;
- un manque de circulation de l’information.
Autrement dit, un sujet d’organisation plus global. Et c’est souvent en travaillant sur ces fondamentaux que les agendas se libèrent naturellement. Alors, parmi toutes les bonnes résolutions de rentrée, pourquoi ne pas commencer par celle-ci : Faire moins de réunions, mais de meilleures réunions. Vos équipes vous remercieront probablement. Et votre agenda aussi.