L’intelligence artificielle s’invite dans les études notariales et les cabinets d’avocats ou d’expertise comptable. Elle promet de gagner du temps, de faciliter certaines tâches et de simplifier le quotidien des équipes. Mais pour tenir ses promesses, encore faut-il savoir comment l’utiliser.

Car entre les possibilités offertes par l’IA et son utilisation concrète au quotidien, il y a parfois un monde !

L’IA, un formidable outil… à condition de savoir s’en servir

Rédiger un premier projet de courrier, synthétiser un document, préparer une trame de rendez-vous, vérifier un acte ou effectuer une recherche juridique : les applications sont nombreuses.

Bien utilisée, l’IA peut permettre aux collaborateurs de gagner du temps sur certaines tâches et de se concentrer davantage sur leur cœur de métier, l’analyse et la relation client.

Mais attention à ne pas confondre l’accès à un outil et sa bonne utilisation.

Sans consignes claires, chacun risque de développer ses propres habitudes : certains utilisent l’IA régulièrement, d’autres hésitent, d’autres encore testent différents outils sans savoir lequel privilégier. Les pratiques se multiplient, les résultats sont inégaux et le temps gagné n’est pas toujours celui qu’on imaginait.

Le risque ? Ajouter de la complexité là où l’on cherchait de la simplicité.

Première étape : poser un cadre clair

Avant de généraliser l’utilisation de l’IA, il est essentiel de définir des règles communes.

Quelques questions méritent d’être posées :

• Quels outils utiliser ? Mieux vaut identifier des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise plutôt que laisser chacun choisir dans son coin.
• Pour quels usages ? Toutes les tâches ne présentent pas le même intérêt ni les mêmes risques. Il faut identifier les usages pertinents et les limites à respecter.
• Quelles données peut-on partager ? La confidentialité, le secret professionnel et la protection des données imposent une vigilance particulière, notamment dans les professions du droit et du chiffre.
• Quel contrôle prévoir ? Une réponse générée par l’IA doit être vérifiée. L’outil peut se tromper, omettre une information ou produire un résultat convaincant… mais inexact.
• Qui est responsable du résultat final ? L’IA peut assister le professionnel, mais elle ne remplace ni son expertise ni son jugement.

Ce cadre ne doit pas devenir un règlement de 40 pages que personne ne lira. Il doit être suffisamment simple et concret pour guider les collaborateurs dans leurs pratiques quotidiennes.

L’objectif : permettre à chacun d’utiliser l’IA en confiance, dans des conditions maîtrisées et avec des repères communs.

Deuxième étape : repenser les processus de travail

C’est souvent le point oublié.

On imagine facilement que l’IA va permettre d’aller plus vite en conservant les mêmes méthodes de travail. Pourtant, introduire un nouvel outil sans revoir les processus existants peut générer des doublons, des vérifications supplémentaires ou des étapes inutiles.

Prenons un exemple.

Un collaborateur utilise l’IA pour établir des calculs de droits. Qui vérifie le résultat ? Où le document est-il enregistré ? Qui reprend le dossier ? Quelle version fait foi ? À quel moment le travail est-il transmis au client ?

Si ces questions restent sans réponse, le gain de temps risque de se transformer en perte de temps.

La mise en place de l’IA est donc l’occasion de revoir les étapes de traitement d’un dossier, de clarifier les rôles et de définir les modalités de validation.

L’objectif n’est pas simplement d’ajouter l’IA au processus existant, mais de déterminer comment elle peut réellement améliorer celui-ci.

Cela suppose parfois de supprimer certaines étapes, de modifier les circuits de validation ou de mieux répartir les tâches entre les membres de l’équipe.

Troisième étape : accompagner les collaborateurs

Disposer d’un outil performant ne garantit pas son adoption.

Les collaborateurs doivent comprendre ce que l’IA peut leur apporter, mais aussi comment l’utiliser efficacement. Cela passe par des formations pratiques, des exemples directement liés à leur métier et des consignes adaptées à leurs missions.

Il est également important de leur donner des repères communs : comment formuler une demande, quelles informations fournir, comment vérifier une réponse et comment intégrer le résultat dans le travail habituel.

L’enjeu est aussi managérial. Certains collaborateurs peuvent être enthousiastes, d’autres plus réservés ou inquiets. Laisser chacun se débrouiller seul risque de creuser les écarts de pratiques et d’efficacité.

À l’inverse, partager les expériences, identifier les usages utiles et faire remonter les difficultés permet de construire progressivement une méthode de travail commune.

Et surtout, il ne faut pas chercher à tout transformer en une seule fois. Mieux vaut commencer par quelques cas d’usage bien identifiés, mesurer les résultats, ajuster les méthodes et élargir progressivement le périmètre.

L’IA ne remplace pas l’organisation. Elle la rend encore plus nécessaire.

L’arrivée de l’intelligence artificielle pose finalement une question essentielle : comment souhaitons-nous travailler demain ?

Pour les études notariales et les cabinets d’avocats ou d’expertise comptable, l’enjeu dépasse largement le choix d’un logiciel. Il s’agit de concilier efficacité, qualité du service rendu, sécurité des pratiques et confort de travail des équipes.

Cela nécessite de prendre un peu de recul sur son fonctionnement, de clarifier les règles, de revoir certains processus et d’accompagner les collaborateurs dans l’évolution de leurs pratiques.

Chez Shake, nous en sommes convaincus : la performance ne repose pas uniquement sur les outils que l’on utilise, mais sur la manière dont on les intègre à son organisation.

L’IA peut devenir un véritable levier d’efficacité. À condition de ne pas lui demander de résoudre, à elle seule, les problèmes d’organisation que l’on n’a jamais pris le temps de traiter.

Votre entreprise souhaite intégrer l’IA dans ses pratiques ?
Avant de choisir vos outils, prenez le temps de revoir vos processus et de définir un cadre adapté à vos équipes.

Shake vous accompagne pour faire de l’IA un véritable levier d’efficacité collective.

Et si vous commenciez par identifier les tâches qui pourraient être simplifiées dans votre entreprise ?